Checkliste Lastenheft: Diese 5 Punkte sind wichtig!

Unternehmenssoftware, egal ob CRM-System oder ERP-Lösung, ist der Schlüssel zum Digitalisierungserfolg. Bei der Auswahl kann ein Lastenheft helfen die individuellen Anforderungen und Prozesse verständlich zu machen. Die Experten vom Team der DIGITAL-WEBER haben die wichtigsten 5 Punkte zusammengestellt, auf die Unternehmen bei der Erstellung von Pflicht- beziehungsweise Lastenheften achten sollten.

Checkliste Lastenheft: Diese 5 wichtigen Punkte sollten Auftraggeber berücksichtigen!

Auftraggeber und Auftragnehmer können das von beiden Seiten: Ein Lastenheft! Ein Lastenheft beschreibt nehmen den Rahmenbedingungen für die Software-Einführung auch die Anforderungen an das neue System. Dabei ist es nicht entscheidet ob dies in Form, eines Word-Dokuments oder Excel-Sheets erfolgt, der Inhalt und die passenden Formulierung entscheidet.

Doch wie sollte eine solche Beschreibung aussehen und wie erstellt man ein Lastenheft? Dieser Beitrag vom Center Of Excellence „Digitale Geschäftsprozesse“ der Digital-Weber liefert die 5 wichtigsten Punkte!

Punkt 1: Vor dem Lastenheft bereits ein Evaluierungs-Projekt starten

Bevor ein ERP-Projekt starten, sollten Unternehmen folgendes bedenken:

Die Auswahl eines ERP-Software-Produkts sollten sie als ein eigenständiges Projekt sehen. Die Einführung des gewählten Produkt dann als ein weiteres Projekt.

Matthias Weber, Digitalisierungs-Experte vom Team der DIGITAL-WEBER

Deshalb sollten sie bereits für die Auswahl der Software eine Projektmanagement-Methode nutzen, um erfolgreich die Software auszuwählen. Im Rahmen eines solchen Projekt erreichen Sie

• Klarheit über die Ziele,
• Übersicht über die verfügbaren Mittel und
• eine zeitliche Vorstellung.

Nach Start der Auswahl können Sie dann an folgenden Punkten arbeiten:

• Budgetvorstellung für das ERP-Projekt
• Zeitvorgaben für das künftige ERP-Projekt

Apropos Zeit, wussten Sie eigentlich: Für einen im Mittelstand üblichen ERP-Auswahlprozess für ein neues Software-Produkt ist mit mindestens drei Monaten zu rechnen. Gilt es aber, die Entscheidung für eine Unternehmensgruppe mit unterschiedlichen Geschäftsfeldern, Intercompany-Prozessen oder aber internationalen Anforderungen zu treffen, kann die notwendige Zeitachse für eine professionelle ERP-Auswahl auch schnell auf sechs Monate anwachsen. Die generellen Prozessabläufe und Organisationsstrukturen des jeweiligen Unternehmens sollten vor dem Start eines ERP-Auswahlverfahren also unbedingt bekannt sein.

Punkt 2: Geschäftsprozesse in den Fokus stellen

Bei der Formulierung der Anforderungen wird sich häufig auf Funktionen des neuen Software-Produkts konzentriert. Viel wichtiger ist aber die Beschreibung des Geschäftsprozess.

Die erfolgreichsten Projekte sind erfahrungsgemäß immer die, bei denen sich Interessent und Anbieter gemeinsam an einen Tisch sitzen und offen über die individuellen Anforderungen reden. Dabei sollten die Geschäftsprozesse ganz klar im Vordergrund stehen, und nicht die Funktionen & Features, denn die ergeben sich automatisch aus den Prozessen heraus. Dieser Prozess beschreibt das Ziel bzw. Ergebnis. Häufig bieten neue Softwares einen anderen Weg an, mit ein wenig Offenheit kann so der Prozess nicht nur digital sondern auch allgemein schneller laufen.

Wichtig im Anbieter-Entscheidungsprozess sind die weichen Faktoren, die häufig kein ERP-Pflichtenheft beschreibt: Die Chemie zwischen Betreuer und Kunde muss stimmen. Eine solche Partnerschaft hält gut zehn bis fünfzehn Jahre. Sind die Ziele klar abgesteckt, fällt es auch deutlich leichter, die fachlichen Anforderungen an die neue Unternehmenssoftware festzulegen.

Punkt 3: Projektziele priorisieren

Häufig lesen wir vom Auftraggeber eine lange Liste an Zielen. Doch bei der Aufnahme ins Lastenheft sollten sie die einzelnen Ziele, Funktionen und Anforderungen nicht nur gut beschreiben sondern auch direkt auf ihre Relevanz zur Erreichung der Projektziele überprüft und kategorisiert werden. Eine Empfehlung hier: Am besten unterscheiden Sie die Punkte zwischen „kritisch“ und „nice to have“.

Damit aber nicht genug: Bedenken sie bei jedem einzelnen Punkt auch, ob und inwieweit dieser Einfluss auf die Kostenschätzungen haben kann. Viele Standardfunktionen werden von den meisten Anbietern erfüllt. Dies ist aber im Vorfeld nicht immer klar, daher sollten alle Punkte zur vertraglichen Sicherheit immer im Lastenheft aufgeführt sein. Wichtig ist an dieser Stelle, dass im Dialog mit dem Anbieter auf Basis der Funktionalität der Software und Priorität evaluiert werden kann ob für diesen Punkten irgend welche Mehrkosten entstehen.

Punkt 4: Inhalte kurz, knapp und zielorientiert

Wir sehen es immer wieder: Ein Lastenheft von mehreren hundert Seiten mit bis zu einigen tausend Fragen ist heutzutage leider eher die Regel als die Ausnahme.

Woher kommt das? Dies zeugt vor allem von einem: Von der Unsicherheit der Anfragenden. Zur Sicherheit soll alles drin sein und auch ausführlich beschrieben. Nach der Devise: Viel hilft viel! Aber die traurige Bilanz ist: Kein noch so großer Fragenkatalog können sicherstellen, dass die Anwender die Software intuitiv bedienen können. Nur in ganz seltenen Fällen können die im Stenogramm-Stil abgefragte Systemeigenschaften belegen, dass das anfragende Unternehmen eine benötigte Systemfunktion im Vorfeld wirklich so detailliert beschrieben hat, dass das einführende Unternehmen vertraglich auch eindeutig verpflichtet ist. Unser Tipp: Halten Sie die Inhalte kurz und knapp, dafür aber präzise und zielorientiert formulieren!

Und wenn es darum geht die Bedienbarkeit zu prüfen: Lassen Sie sich eine Demo-Account geben. Cloud-ERP wie myfactory oder lexbizz lässt sich eigentlich ohne großen Aufwand schnell in einer Demo-Umgebung bereitstellen.

Punkt 5: Unternehmenssoftware ist ein Dauer-Projekt

„Features für irgendwann in 2 Jahren“ bringen Unternehmen jetzt nicht weiter. Wir leben heute in einer VUCA-Welt, in der wir manchmal nicht wissen was morgen passiert. Beim Kauf einer Unternehmenssoftware versuchen wir aber genau das zu erraten.

Natürlich legt man sich mit der Software auf eine längere Zeit fest, aber dies an den heute verfügbaren Funktionen des Produkts fest zu machen ist unnötig. Blicken Sie auf den Software-Lieferant selbst. Stellen sich die Frage ob dieser Lieferant künftig auf neue Herausforderungen schnell eine Lösung liefern kann. Dies kann er beispielsweise nur wenn er entsprechende Man-Power in der Entwicklung und finanzielle Ressourcen auf dem Konto hat.

Verabschieden Sie sich in dieser immer digital werdenden Welt von einer einmaligen Software-Einführung und gleichbleibenden Nutzung. Erkennen Sie die Software-Einführung als Start in eine permanente Transformation mit der sie ihr Unternehmen immer besser machen können. Achten Sie daher auf die Kompetenzen ihres Auftragnehmers. Und stellen Sie sich die Frage: Kann mich der auch mit weiteren digitalen Services betreuen und mein digitales Wachstum fördern.

Exkurs: Inhalte eines Lastenheftes

Es gibt keine Standardform des Lastenhefts, aber klassische Inhalte eines Lastenheftes sind:

Ausgangssituation

Beschreiben sie im Dokument die Ist-Situation ihres Unternehmens. Machen sie mit Beispielen an dieser Stelle deutlich, warum überhaupt eine neue Software benötigt wird. Beschreiben sie, welche Herausforderungen sie angehen wollen?
 

Ziel des Projekts

Definieren Sie genau, was Sie mit der neuen Software erreichen wollen. Machen sie nicht nur Beispiele sondern beschreiben sie die Ziel-Prozesse, die erreicht werden sollen. Achten sie darauf, qualifizierbare und quantifizierbare Ziele zu setzen. Ein Beispiel könnten sein: Steigerung der Prozess-Geschwindigkeit um 30 Prozent.
 

Geschäftsprozesse

Beschreiben sie, welche Geschäftsprozesse mit dieser Software abgebildet werden sollen und was das Ziel des Geschäftsprozesses ist. Am besten eigenen sich beispielsweise Schaubilder nach BPMN um die gesamte Prozess-Kette transparent zu machen.
 

Liefer- und Leistungsumfang

Halten sie so genau fest was der Auftraggeber liefern muss und welche Aufgaben sie selbst übernehmen wollen. Der Leistungsumfang mit dem Auftraggeber gibt immer Zündstoff während des Projektes, wenn beide Parteien jeweils von der anderen die Leistung erwarten. Versuchen sie auch für den Auftragnehmer hier Abnahmekriterien zu definieren, mit dem ein bisherige Umfang der Lieferung qualifiziert und quantifiziert werden kann. Das gibt Klarheit wer, was liefert.
 

Phasen & Meilensteine des Projekts

Abhängig mit welchem Modell sie einführen wollen, beispielsweise Scrum oder Wasserfall sollten sie bereits zu Anfang die groben Phasen, Meilensteine oder Teilziele des Projekts definieren. So wissen Auftragnehmer und Auftraggeber von Anfang an, wann etwas geliefert wird.
 

Fragen

Konnte gewisse Punkte noch nicht geklärt oder festgelegt werden? Dafür gibt es diesen Teil des Lastenheftes. Schreiben Sie alle offenen Fragen auf. Am besten merken Sie an dieser Stelle auch an, wer sich um die Beantwortung der Fragen kümmert und welches Zeitfenster es dafür gibt.
 

Abnahme-Prozess

Auch wenn bereits viele Indikatoren im Dokument vorliegen, was geliefert werden muss. Im Abnahme-Prozess beschreiben sie am besten nochmals explizit wann sie eine Phase oder Meilenstein als abgeschlossen erachten und wann das Ende des Projekts erreicht ist.

Mit diesen Überpunkten lassen sich schon mal Lastenhefte erstellen, die dem späteren Auftraggeber helfen einen Überblick zu geben.

Lastenhefte in der BWL-Theorie

Wussten Sie eigentlich? Es gibt sogar eine DIN-Norm, die den Begriff Lastenheft definiert. Genauer gesagt definiert den Begriff die DIN 69901-5:2009-1 „Projektmanagement – Projektmanagementsysteme – Teil 5.

Das Lastenheft nach der Projektmanagement-Methode PMBOK(R) beschreibt das Statement Of Work (SOW) etwas enger. Das SOW ist dort als Beschreibung der zu erbringenden Dienstleistungen oder Werke definiert. Dies umfasst lediglich die Spezifikation des Produkts oder der Dienstleistung.

Praxis-Wissen: Schnittstellen-Thematik im Lastenheft

Nur zu oft konzentriert de Ersteller eines Lastenheftes auf die Wünsche und Details, die die neue Software betreffen. Vergessen wird aber das Thema der Schnittstellen. Da ein Lastenheft aber alle Rahmenbedingungen eines Projekts beschreiben soll, müssen sie bei der Erstellung des Dokuments auch über andere bestehenden Systeme nachdenken, die nicht ersetzt werden sollen.

Bei der Erstellung sollten also im Bezug auf Schnittstellen folgende Details erklärt werden:

1. Grobe Systembeschreibung des Fremdsystems, das angebunden werden soll
2. Im Idealfall: Überblick über das Gesamtsystem erstellen
3. Beschreibung der Gesamtprozess, die in das Fremdsystem greifen
4. Information über die Schnittstellen des Fremdsystems
5. konkrete Anwendungsfälle als User Story oder Use Case beschreiben, am besten mit praktischen Beispiel
6. Beschreibung der Daten, die ausgetauscht oder über die Schnittstelle erzeugt werden müssen

Kann man Lastenhefte auch für Marketing-Projekte verwenden?

Nicht nur die Anforderungen an neue Unternehmenssoftware kann mit einem Lastenheft beschrieben werden. Auch in Marketing-Projekte kann mit einem Lastenheft beispielsweise die neue Website beschrieben werden.

Dieser Absatz beschäftigt sich, wie man ein Lastenheft für Websiten erstellt.

Inhalte eines Lastenheftes für eine Website

Im Grunde bleiben die meisten Punkte ähnlich, nachfolgend geben wir aber nochmals eine komplette Struktur als Vorschlag:

Business Case

Gerade beim Website-Relaunch sollte man sich die Frage stellen: Warum es eine Überarbeitung der Website? Dieser Punkt ist wichtig um die Mehrwerte des Projekts und der neuen Seite herauszuarbeiten – ein Relauch ohne Grund ist einfach nur teuer.

Ist-Zustand

Beschreiben sie mit Screenshots den aktuellen Stand der Website und dokumentieren sie, warum diese Seite überhaupt existiert. So ermitteln sie den Mehrwert der Seite für den Besucher.

Soll-Zustand

Beschreiben sie mit Zeichnungen und Skizzen wie die neue Seite aussehen soll. Achten sie dabei auf User Experience und SEO. Beachten Sie die Grundregel: Jede Seite braucht einen Mehrwert für den Besucher!

Lieferumfang

Beschreiben sie hier, was sie vom Auftraggeber erwarten und welche Teile sie selbst übernehmen. Geben sie vor, wann sie mit der neuen Website online gehen möchten

Besonderheiten, Allgemeine Hinweise & Technik

Jede Website muss, damit sie im digitalen Marketing das Ziel erreicht, individuell und perfekt sein. Geben sie im Lastenheft dem Auftraggeber mit, was das Highlight sein soll und welches Ziel ggf. einzelne Bereiche oder Features verfolgen. Ein Beispiel: Ein besonderer Call-To-Action-Button auf ein Whitepaper, damit so Leads via Website generiert werden.

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