Kündigungs- und Verlängerungsfristen, Laufzeiten, Termine für Neuverhandlungen: Für die Verwaltung eines Vertrages müssen zahlreiche Daten und Zeiträume im Blick behalten werden. Allzu schnell verstreicht eine Kündigungsfrist oder die Laufzeit eines Vertrages läuft unbemerkt aus. Auch bei der Beschaffung im Rahmen des Purchase-to-Pay-Prozesses werden zahlreiche Verträge mit unterschiedlichsten Lieferanten geschlossen. Eine digitale Lösung zum Vertragsmanagement im Rahmen eines Enterprise Information Management Systems (EIM) unterstützt vor allem bei der Rechnungsprüfung.
Rechnungen bei Langzeitverträgen – Überblick im Vertragsmanagement
Vier von zehn: Laut einer Studie von techconsult, die sich exemplarisch mit dem Purchase-to-Pay-Prozess beschäftigt, nutzt bisher weniger als die Hälfte der befragten Unternehmen eine digitale Lösung für das Vertragsmanagement. Dabei sind die Vorteile, die dadurch entstehen würden, immens. Führende Lösungen wie nscale von der Ceyoniq Technology sorgen für mehr Transparenz, geringere Haftungsrisiken und hohe Kosteneinsparungen. Am Beispiel von Waren aus Langzeitverträgen lassen sich diese Mehrwerte darstellen.
Anderer Ablauf bei Langzeitverträgen
Für einmalige Anschaffungen und Produkte, die in unregelmäßigen Abständen benötigt werden, ist immer eine neue Bedarfsanforderung nötig. Doch in jedem Unternehmen fallen auch Rechnungen an, die auf Grundlage laufender Verträge generiert sind. Beispiele sind die Miete, die Stromversorgung, aber auch die wöchentliche Lieferung eines Obstkorbs oder die monatliche Ladung Toilettenpapier. In all diesen Bereichen fällt der Beschaffungsprozess mit der Bedarfsanforderung, dem Einholen von Angeboten und der Lieferantenauswahl weg. Vielmehr basieren die Lieferungen auf zum Teil über Jahre bestehenden Verträgen.
Damit muss sich auch der Ablauf der Rechnungsprüfung ändern. Denn anders als im Vertragsmanagement gewohnt, gibt es nicht für jede Lieferung eine eigene Bedarfsanforderung und Bestellung, die gemeinsam in einer eigenen Bestellakte hinterlegt sind. Entsprechend kann zur Prüfung nicht der Bedarfsanforderer herangezogen werden. Vielmehr besteht sogar die Möglichkeit, dass der Mitarbeiter, der den Vertrag geschlossen hat, das Unternehmen mittlerweile verlassen hat.
Zentrale Verfügbarkeit von Vertragsdaten
Damit eine reibungslose Rechnungsprüfung dennoch möglich ist, sind Überblick und Transparenz über die laufenden Verträge unerlässlich. So muss nicht nur jederzeit der Zugriff auf die Verträge gewährleistet sein, auf deren Basis die Rechnungen entstanden sind, sondern diese müssen einfach auffindbar sein. Ein EIM dient als zentrale Plattform, auf der alle relevanten Informationen zu einem Vertragsverhältnis abgelegt sind. Dazu gehören neben Stammdaten wie beispielsweise den Adressdaten des Lieferanten auch alle bisherigen und aktuellen Verträge. Sie sind dank einer modernen Lösung für das digitale Vertragsmanagement softwareseitig Compliance-konform und revisionssicher in einer entsprechenden Vertragspartnerakte gespeichert. Dabei ist stets ersichtlich, welches Dokument die aktuellen und korrekten Informationen enthält. Damit können Rechnungen schnell und sicher geprüft werden.
Vertragsmanagement leicht gemacht
Dafür müssen die Verträge einwandfrei gepflegt sein. Dazu gehört beispielsweise die Einhaltung von Verlängerungsfristen. Werden diese verpasst, läuft das Vertragsverhältnis aus. Führende Lösungen für das digitale Vertragsmanagement bieten Erinnerungsfunktionen. Sobald Fristen abzulaufen drohen, werden die verantwortlichen Mitarbeiter darauf aufmerksam gemacht, sodass sie rechtzeitig handeln können. Gleiches gilt auch für den umgekehrten Fall, wenn eine Kündigung nötig wird und die dafür entsprechende Frist eingehalten werden muss.
Doch damit nicht genug: So können beispielsweise neue Gesetzesvorgaben eine Änderung eines Vertrages nötig machen. Dank der zentralen Ablage ist der Vertrag im Vertragsmanagement schnell und einfach auffindbar. Sollte die verantwortliche Person abwesend sein, kann die Anpassung durch eine festgelegte Vertretung vorgenommen werden. Etwaige Strafzahlungen sind verhindert. Darüber hinaus ist für alle involvierten Mitarbeiter ersichtlich, welches Dokument aktuell gültig ist, sodass die Arbeit mit veralteten Verträgen ausgeschlossen ist. Ebenfalls auf der Kostenseite schlägt auch die Erinnerung an Termine wie Neuverhandlungen zu Buche. Erfolgt eine Anpassung, können sich die Konditionen bei einem Lieferanten negativ entwickeln oder bisherige Sonderkonditionen auslaufen. Es heißt also, rechtzeitig nachzuverhandeln. Um hierbei kompetent auftreten zu können, ist es jedoch wichtig, über alle bisherigen Verträge im Bilde zu sein und aktuelle Konditionen und Preise schnell finden zu können.
Fazit
Führende Lösungen für das digitale Vertragsmanagement überzeugen durch eine zentrale Fristen- und Terminverwaltung, eine strukturierte Stammdatenverwaltung und die Speicherung der Verträge auf einer zentralen Plattform. Damit ist, im Rahmen eines Rechtekonzeptes, der Zugriff auf alle relevanten Daten und Informationen sichergestellt. Es ist immer ersichtlich, welches die aktuellen Daten sind. So ist auch bei Langzeitverträgen eine einfache und schnelle Rechnungsprüfung möglich. Höchste Zeit für Unternehmen, diese Mehrwerte für sich zu entdecken.
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