Schüttgutrechnungen per E-Mail versenden – was passiert mit den Papier-Lieferscheinen

Zu jeder Rechnung gehören die Lieferscheine. Basta. Oder doch nicht?

Schüttgutrechnungen per E-Mail versenden – was passiert mit den Papier-Lieferscheinen

Der Rechnungsversand per E-Mail hat sich längst durchgesetzt. Auch in den Unternehmen der Zulieferwerke für den Tief- und Straßenbau werden bereits jetzt Rechnungen für Schüttgut-, Asphalt- oder Betonlieferungen per E-Mail versandt. Die Vorteile liegen nicht nur im Einsparen von Porto, sondern auch in der Zustellungs- und Bearbeitungszeit. Das branchentypische Beilegen der zugehörigen Lieferscheine wird beim Mailversand der Rechnungen jedoch zeitgemäß vorgenommen. Denn das mühsame Anhängen der Lieferschein-PDFs ist mit Sicherheit nicht modern und zeitgemäß.

Rechnungsversand per Mail im Sinne von Industrie 4.0

Spätestens mit Beginn der Bausaison stapeln sich bei Baustoffherstellern eine ganze Menge Lieferscheine.

Mit Bau-ELSE.de steht ein standardisiertes und modernes Portal zur Verfügung, das die Besonderheiten der Branche berücksichtigt. Bau-ELSE fungiert als zentrale Schnittstelle zwischen Werk, Kunde und Spediteur. Hierüber werden alle Dokumente zum digitalen Datenaustausch wie Lieferscheine, Leistungserklärungen, Kundenrechnungen, Laufzettel etc transferiert.

Völlig automatisiert übergeben Baustofflieferanten mit der Verladung den Lieferschein an das Portal. Von hier aus werden sie vom Kunden und Spediteur abgerufen. Dem Kunden stehen übersichtlich je Rechnung die betreffenden Lieferscheine verschlüsselt als PDF/A-Dokument langfristig zum Abruf zur Verfügung.

Damit trägt das Portal Bau-ELSE zur Senkung der Verwaltungskosten im Rohstoffwerk bei. Der gesamte Prozess von der Abrechnung bis zum effektiven Workflow wird hierbei betrachtet.

Vorteilhaft und damit kostensparend ist die Anwendung der Bau-ELSE nicht für die Hersteller, sondern auch für die Abnehmer: zur Datenübergabe bzw. dem Abruf an/von Bau-ELSE wird die standardisierte XML-Datei verwendet. Dies garantiert, dass die Lieferscheine und sämtliche Dokumente in jede gängige Branchen-/ERP-Software importiert werden kann.

Je nach Wunsch und Bedarf lassen sich alle Lieferscheine über einen individuellen Login für den Abnehmer auch online im Portal betrachten, Verschlüsselungen bieten Sicherheit im Datenschutz.

Checkliste zum Start des elektronischen Rechnungsversandes (und dem Erhalt von eRechnungen)

Täglich kommen Rechnungen auf dem klassischen Wege an. Das Öffnen der Briefe, die Kontrolle der Anlagen, die Pflege des Posteingangsbuches, das Stempeln, Scannen und im Verteilersystem den Mitarbeitern zuzuordnen ist viel Arbeit für mindestens einen Mitarbeiter in der Poststelle. Stellen Sie sich nun vor, es kommen täglich dieselben Rechnungen in Form von E-Mails. Was im ersten Moment abschreckt, ist letztlich eine enorme Arbeits- und Ressourcenerleichterung für Kunden und Lieferanten!

Damit von Beginn an die Arbeitsabläufe durchdacht und sinnvoll angewendet werden, gibt diese Checkliste den roten Faden vor.

1. Legen Sie eine E-Mail-Adresse für Eingangs- bzw. Ausgangsrechnungen an. Teilen Sie diese Ihren Kunden und Lieferanten (idealerweise per Serienrundmail) mit.
2. Für Sie als Hersteller ist empfiehlt sich: Eingangsrechnungen, die per Mail eintreffen, werden nicht ausgedruckt! Das schont die Arbeitszeit und den Papierverbrauch sowie die Archivordner gleichermaßen.
3. Nutzen Sie eine TÜV-zertifizierte elektronische Archivierung, und archivieren Sie die Ausgangs- und Eingangsrechnungen in der EDV. Das hat den Vorteil, dass die Rechnungen von jedem befugten Mitarbeiter direkt am Arbeitsplatz aus eingesehen werden können. Jede Version der Bearbeitungshistorie ist dokumentiert und nachvollziehbar. Alle Dokumente wie Bestellungen und Auftragsbestätigungen werden zugeordnet und angehangen. Die Branchensoftware WDV2017 bspw bringt eine vom TÜV zertifizierte Archivierung mit.
4. Kommunizieren und informieren Sie Ihr Team frühzeitig zum Projekt elektronische Archivierung. So kommen Vorbehalte gar nicht erst auf, und niemand muss befürchten aufgrund von neuer Software wegrationalisiert zu werden. Das freiliegende Potenzial kann gewinnbringend in Servicemaßnahmen und dem Produktvertrieb investiert werden. Davon profitieren alle – das Unternehmen und seine Mitarbeiter!
5. Portokosten für Hersteller werden im Rechnungsbereich auf 0,00 Euro gesenkt!

Bau-ELSE beschleunigt die Prozesse der Datenverarbeitung zwischen Lieferant, Spediteur und Abnehmer. Es vermindert die Nachbearbeitung in der Verwaltung und reduziert damit Kosten!

Lieferanten schaffen die Voraussetzungen für eine enge Kundenbindung. Kunden wird die Beschaffung der Schüttgüter für den Straßen- und Verkehrswegebau und alle anstehenden Bauvorhaben erleichtert.

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