Digital Workplaces sind gut, aber ohne Top-Search-Funktionalität auch so gut wie wertlos. Wo diese fehlt, sitzen Fachkräfte im Home Office und haben nur sehr umständlich Zugriff auf benötigte Informationen. Das Gefühl des Abgeschnittenseins wächst, es droht die „Lockdown-Depression“. Lesen Sie hier mehr zum Thema Digitaler Arbeitsplatz.
Digitaler Arbeitsplatz: ohne Enterprise Search und Wissensmanagement so gut wie wertlos
Ab einer gewissen Größenordnung stellt heute quasi jede wissensintensive Organisation ihren Angestellten einen digitalen Arbeitsplatz bereit, der über so etwas wie eine Unternehmenssuche verfügt – auch wenn diese nicht explizit so genannt wird. Womöglich wurde eine Open-Source-Lösung integriert, über die man rudimentär mit Hilfe von Schlüsselwörtern quellenübergreifende Abfragen durchführen kann. Vielleicht nutzt man auch das Ökosystem eines der großen Technologiegiganten. Diese neigen allerdings dazu, Inhalte und Daten, die außerhalb des Ökosystems gespeichert sind, auszuschließen oder stiefmütterlich zu behandeln.
Home Office beschreibt einen Arbeitsplatz, der im eigenen Heim aufgebaut ist. Dabei ist es wichtig, dass Mitarbeiter auch von dort aus alle wichtigen Aufgaben und Tätigkeiten ausführen können. Home Office kann den herkömmlichen Arbeitsplatz komplett ersetzen, als Zusatzoption zur Verfügung stehen oder abwechselnd genutzt werden.
Was eine Unternehmenssuche können muss
Jetzt, da die Bedeutung des schnellen Zugriffs auf wichtige Informationen plötzlich zunimmt, erkennen Unternehmen, dass diese Lösungen nicht ausreichen. Denn eine richtige Enterprise Search Engine muss mehr bieten und folgende Anforderungen erfüllen:
- Alle Unternehmensinhalte und -daten sind über Zeit, Standorte und Sprachen hinweg sicher verfügbar, damit jeder ohne teure und riskante Datenmigrationsprojekte darauf zugreifen kann.
- Datensicherheit und Zugriffskontrolle sind durchgehend standardmäßig gewährleistet.
- Relevanz und Informationsgenauigkeit sind zwingend, damit die Benutzer ihre Arbeit korrekt und schnell erledigen können. Dies erfordert verschiedene Arten der linguistischen Analyse und von Machine Learning, die vorzugsweise „out-of-the-box“ bereitgestellt werden, um Zeit bei der Implementierung der Unternehmenssuche zu sparen.
- Eine beispielbasierte Klassifikation, ebenfalls „out-of-the-box“, auf der Grundlage von Machine-Learning-Algorithmen auch für Szenarien, in denen ein regelbasierter Ansatz nicht ausreicht.
- Die Benutzerschnittstelle muss flexibel und agil sein, um Lösungen für mehrere Anwendungsfälle im gesamten Unternehmen zu unterstützen.
Eine mit solchen Fähigkeiten ausgestattete unternehmensweite Enterprise-Search-Lösung bietet Home-Office-Arbeitern am digitalen Arbeitsplatz große Vorteile. Zuallererst steigert sie die Produktivität. Man findet schnell die benötigte Information, anstatt Zeit damit zu verlieren, Kollegen zu kontaktieren und deren Arbeitsablauf zu stören. Eine robuste digitale Arbeitsplatzstruktur bedeutet einfachen und sicheren Zugang zu relevanten Informationen.
Digitaler Arbeitsplatz als zentrale Suche
Die unternehmensweite Suche am digitalen Arbeitsplatz bietet eine zentrale Stelle für die Suche nach Inhalten aus allen Dateien, Dokumenten, Präsentationen, Tabellenkalkulationen, Weblinks und Rich-Media. Dies macht es den Teammitgliedern unabhängig von ihrem Standort extrem einfach, von jedem Gerät aus schnell auf Wissen zuzugreifen. Durchgängig gut informierte Angestellte können den Kunden auch besseren Service bieten und Durchlauf- und Antwortzeiten verkürzen. So sparen sie Zeit und können sich auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren.
Eine jüngste Umfrage von Sinequa gemeinsam mit dem US-amerikanischen Marktforschungsunternehmen für Benchmarking, Prozess- und Performanceverbesserung APQC (American Productivity & Quality Center) belegt dies. 200 Wissensmanagement- und IT-Führungskräfte europäischer und nordamerikanischer Unternehmen wurden befragt, inwieweit die Notwendigkeit von Wissens- und Informationsmanagement in den letzten anderthalb Jahren zugenommen hat.
Schaden für Produktivität, Kundenzufriedenheit und Geschäftsergebnis
Suchprobleme haben sich demnach verschärft, da pandemiebedingte Fernarbeit die Technologien zur Informationsgewinnung -und -vernetzung stärker belastet hat. 81 Prozent der Befragten erklärten, die Beschäftigten ihres Unternehmens seien 2020 stärker auf Tools und Lösungen für das Wissens- und Informationsmanagement angewiesen gewesen als in den Vorjahren. 58 Prozent gaben an, das Suchen und Nicht-Finden jobrelevanter Informationen wirkten sich stärker auf wichtige Geschäftskennzahlen aus als in den vergangenen Jahren – unter anderem auf den Gewinn, der sich nach Aussage von über 25 Prozent mindere, wenn es Probleme bei der Auffindbarkeit von Informationen gäbe. Gründe dafür seien kostspielige Fehler und Irrtümer, entgangene Einnahmen oder verpasste Gelegenheiten zur Kostenvermeidung.
So gewinnen Knowledge Management und Enterprise Search mit dem raschen Vormarsch der Telearbeit erneuten Schwung und werden im Jahr 2022 auf der Agenda der CEOs weiter nach oben rücken. Diese müssen sicherstellen, dass ihre Beschäftigten auch am digitalen Arbeitsplatz im Home-Office alle Informationen zur Verfügung haben, die sie für ihre tägliche Arbeit benötigen. KM ist in gleich dreierlei Hinsicht ein strategischer Imperativ für 2022 und darüber hinaus: 1. Seinen Beschäftigten die Arbeit zu erleichtern, erhöht ihre Bindung an das Unternehmen. 2. Der Zugang zu Wissen unabhängig vom Arbeitsort fördert hybride Arbeitsmodelle. 3. KM schützt vor dem Verlust institutionellen Wissens, wenn Beschäftigte das Unternehmen verlassen.
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