Mit den richtigen Hilfe-Maßnahmen lassen sich Projekte auch dann noch retten, wenn schon alles zu spät zu sein scheint.
Erste-Hilfe für Projekte
Was die Erfolgsquote von Projekten betrifft, sind die Zahlen oft ernüchternd; kaum ein Projekt wird im geplanten Zeit- und Kostenrahmen erfolgreich abgeschlossen. Die Gründe hierfür sind vielfältig. Doch mit einer nachgelagerten Ursachenforschung allein ist es nicht getan. Vielmehr sollte man sich Gedanken machen, welche Möglichkeiten es gibt, rechtzeitig gegenzusteuern.
Fakt ist, dass sich in manchen Projekten während der Umsetzungsphase Fehler derartig summieren, dass ein Scheitern unausweichlich zu sein scheint. Gerade in einer solchen Situation gilt es Ruhe zu bewahren und vor lauter Panik nicht gleich „das Kind mit dem Bade ausschütten“. Dennoch lässt sich immer wieder beobachten, dass die Verantwortlichen nach dem Motto handeln: “Als wir das Ziel aus den Augen verloren hatten, haben wir unsere Anstrengungen verdoppelt”. Sie hoffen, durch Aktionismus das drohende Desaster noch zu vermeiden. Doch wer nicht weiß, in welche Richtung er laufen muss, dem hilft es auch nichts, wenn er doppelt so schnell ist. Ankommen wird er kaum. Das hilft nur eines: Abstand, Sachlichkeit und Fachwissen. Doch das ist von den betroffenen Projektleitern und deren Teams in einer solchen Situation kaum zu erwarten – denn ziemlich sicher haben sie schon vorher versucht, das Projekt wieder „on track“ zu bringen.
Sich ehrlich machen
In diesen Momenten ist es ratsam, sich für Projekte Hilfe von außen zu holen. Das gewichtigste Argument dafür, dass es eine neutrale außenstehende Person oder ein externes Team sein sollte, ist deren Unvoreingenommenheit. Dass sie über eine entsprechende Projektmanagement-Expertise verfügen und fachlich zur Aufgabenstellung passen muss, ist klar. Wer ohne Vorbelastung, mit einem neutralem Blick in die Analyse einsteigen kann, ist eindeutig im Vorteil. Er hat eine reelle Chance, das Projekt durch seine Hilfe wieder auf Spur zu bringen – vorausgesetzt, dass ausnahmslos alle Karten auf den Tisch gelegt werden. Das gilt auch für besonders unangenehme Fakten. Im schlimmsten Fall kann es sogar sein, dass der ein oder andere sich berechtigte Sorgen um seine berufliche Zukunft macht, falls das Projekt schlussendlich doch noch ins Wasser fällt.
Mit Empathie und Fachwissen für neuen Schwung sorgen
Doch das ist noch nicht alles. Ein Projekt-Retter muss neben seiner Kompetenz auch über die nötige Menschenkenntnis, Einfühlungsvermögen und Zielstrebigkeit verfügen. Und er sollte ein feines Gespür im Umgang mit anderen Menschen haben– insbesondere in heiklen Situationen. Er muss in der Lage sein, die Projektmitarbeiter zu seinen Verbündeten zu machen, auch wenn sie ihm vermutlich skeptisch entgegentreten. Nur wenn es dem Projekt-Retter gelingt, ihr Vertrauen zu gewinnen und mit ihnen gemeinsam die Stolpersteine und Fehler zu identifizieren, kann er auf einen erfolgreichen Abschluss des Projekts hoffen. Ohne ihr Zutun ist er machtlos – allein das „Wir“ zählt und erhöht die Erfolgsaussichten.
Um ein solches Wir-Gefühl zu erzeugen, braucht man Vertrauen. Das wiederum muss man sich erst einmal verdienen. Das gilt selbstverständlich auch für den Projekt-Retter. Doch dieser hat in der Regel einen Trumpf in der Hand: Er beherrscht sowohl die Methoden als auch die Werkzeuge aus dem Effeff und kann auf unzählige praktische Erfahrungen zurückblicken. Doch es gibt noch etwas, das einen erfolgreichen Projekt-Retter auszeichnet. Er geht von einem annahmebasierten Ansatz aus, der sich darauf fokussiert was unter den gegebenen Umständen möglich ist. Dieses Prinzip setzt durchaus auf klassische Projektmanagement-Tools – aber nicht für das Abarbeiten von Aufgaben, sondern um Annahmen zu treffen und Handlungsoptionen auszuloten. Es geht bei dieser Sichtweise nicht darum, dass die “richtigen” Dinge auf das Papier gebracht werden, sondern herauszufinden, welche Faktoren in welchem Ausmaß zum Scheitern geführt haben.
Aus Fehlern lernen
So reift nach und nach ein Bild, das dem Projekt-Retter hilft, die Richtung zu finden, in der die Lösung liegen könnte. Auf dieser Idee basierend entwickelt er Leitfragen, die sukzessiv beantwortet werden sollen. So kann eine Meilenstein-Trendanalyse zu einem hilfreichen Instrument werden, um Annahmen über Zeitverläufe und eintretende Ereignisse zu überprüfen. Im Blick dabei immer: die Differenz zwischen Annahme und Realität, denn sie erlaubt es die richtigen Schlüsse zu ziehen und zu lernen.
Dieser Denkansatz wird seit Jahrzehnten von den Projektmanagement-Spezialisten von Projektmensch gelebt und hat schon so manches Projekt gerettet. Das Besondere daran ist aber der Grundsatz, das Scheitern als Chance zu sehen und daraus zu lernen. Es geht darum zu fragen, warum etwas passiert ist und Veränderungen für die Zukunft abzuleiten. Das Scheitern wird dabei akzeptiert und nicht verteufelt.
Allein dieser Perspektivwechsel eröffnet zahlreiche neue Möglichkeiten. Der Projekt-Retter definiert Scheitern als „normal“ und entzieht damit dem sonst so verhassten Zustand seine
negative Wirkung. Er sorgt dafür, dass Lernen stattfinden kann – und zwar nicht chaotisch und wild, sondern mit dem Ziel Erfahrung aufzubauen. So kann ein Projektteam wieder zusammenfinden und gemeinsam das Ruder herumreißen. Zum eigenen Vorteil und dem des Unternehmens.
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