Der Trend einer RPA-Lösung (Robotic Process Automation) hat infolge der Corona-Pandemie branchenübergreifend Fahrt aufgenommen. Mithilfe der Automatisierung von Prozessen, die sonst Arbeitskräfte erfordern würden, stellt das Konzept die Geschäftskontinuität sicher, auch wenn Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten.
RPA-Lösung: Agiler Ansatz zur Steigerung von Produktivität, Servicequalität und Kundenzufriedenheit
Mit der passenden Strategie dauert es lediglich wenige Wochen, einen Automatisierungsansatz zu entwickeln und auf dem bestehenden System zu implementieren. Allerdings sind die Schlüssel zum Erfolg ein detaillierter Plan sowie ein genaues Verständnis der verschiedenen Phasen einer ganzheitlichen RPA-Lösung.
Eine RPA-Lösung ermöglicht es, monotone Geschäftsprozesse zu automatisieren, die sich oft wiederholen, damit sich die Mitarbeiter auf höherwertige Aufgaben konzentrieren können. Schon lange vor der Corona-Pandemie wurden verschiedene arbeitsintensive Prozesse in der Fertigung wie das Einräumen von Regalen, das Beladen von Lastwagen und die Auslieferung von Waren automatisiert, um die Arbeitsproduktivität zu steigern.
Prozesse verbessern und Kosten sparen
Automatisierung und Arbeitsplätze schließen einander nicht aus. Auf dem Weg aus der anhaltenden Krise ist es von entscheidender Bedeutung, dass sich Unternehmen darauf konzentrieren, Menschen durch effizientere Prozesse und Systeme ihr volles Potenzial entfalten. Laut einer Analyse von Deloitte könnte eine RPA-Lösung die Kosten um 59 Prozent senken. Dies ist lohnenswert für Unternehmen nicht nur in dieser schwierigen Zeit, sondern auch auf lange Sicht. Allerdings belegt eine EY-Studie, dass dennoch 30 bis 50 Prozent der initiierten RPA-Projekte gestoppt werden, da sie nicht den gewünschten Erfolg erzielen. Grund dafür ist die oft schlechte Vorbereitung. Daher ist es für Unternehmen unerlässlich, ein gründliches Verständnis von den vier entscheidenden Phasen der RPA-Implementation zu erlangen.
Bewertung
Viele Unternehmen ist es teuer zu stehen gekommen, dass sie eine RPA-Lösung überstürzt eingeführt haben, ohne eine umfassende Bewertung der Bedürfnisse und Ausgangsbedingungen des Unternehmens vorzunehmen. Untersucht werden müssen beispielsweise die Infrastruktur, die Mitarbeiter, die strategische IT-Roadmap und die operativen Business-Pläne. Außerdem gilt es auf jeden Fall zu bewerten und festzulegen, welches RPA-Tool mit dem bestehenden IT-System kompatibel ist. Bei der Prüfung der IT-Anforderungen sollten technischer Support, Wartung, Sicherheits- und Datenstandards, Hardware und Software, Lizenzgebühren und Implementierungskosten berücksichtigt werden. Ein Proof-of-Concept (PoC) kann einem Unternehmen helfen, die angestrebte Automatisierungslösung genauer in den Blick zu nehmen, zu bewerten und bei entsprechender Eignung auszurollen.
Entwicklung eines Center-of-Excellent (CoE)
Wie bei jeder anderen Technologie auch, sind die Mitarbeiter der Schlüssel zum Erfolg einer Automatisierungsinitiative. Die meisten Unternehmen verfügen jedoch zunächst nicht über ein Team von Fachleuten, das sie bei der Umsetzung einer RPA-Lösung unterstützt. Eine Lösung könnte die Suche nach einem Implementierungspartner oder die Einrichtung eines internen CoE-Teams sein. Der passende RPA-Anbieter sollte sich mit der Branche und den Prozessen des Anwenders auskennen. Er muss zudem in der Lage sein, die Sicherheitsvorschriften und Personalanforderungen innerhalb des erforderlichen Zeitrahmens zu erfüllen. Der Aufbau eines internen Teams nimmt zwar mehr Zeit in Anspruch. Aber er bietet den Unternehmen ein höheres Maß an Unabhängigkeit und unmittelbarer Kontrolle.
Implementierung
In der Implementierungsphase erstellt das Automatisierungsteam einen RPA-Roboter mit dem gewählten Tool. Dabei bewährt es sich, den gesamten Vorgang zu rationalisieren, anstatt nur den Prozess so zu automatisieren, wie er aktuell ist. Es gilt bei der Konzeption zu beachten, dass RPA-Roboter nicht lernfähig sind. Um eine flexiblere RPA-Lösung zu schaffen, können daher auch smarte Technologien wie optische Zeichenerkennung (OCR), Chatbots, Natural Language Processing (NLP) und künstliche Intelligenz (KI) in Betracht gezogen werden.
Sobald das Design und die Entwicklung abgeschlossen sind, erfolgt der Test des Bots in verschiedenen Szenarien . Wenn keine Fehler auftreten, wird er in vorgesehenen Produktionsumgebung eingesetzt. Ein Kontrollmechanismus überwacht den Bot und stellt sicher, dass alle Implementierungsaktivitäten dokumentiert, nachverfolgt und wie geplant abgeschlossen sind.
Wartung und Support
Für die erforderliche Prozessstabilität und Systemverfügbarkeit muss das CoE in der Lage sein, im Fall von Problemen im Rahmen der festgelegten Service-Level-Vereinbarungen zu reagieren. Es wird empfohlen, dass die Wartung des Roboters sowohl vom Betriebs- als auch vom IT-Team überwacht wird. Denn das herkömmliche Support-Modell der Service-Tickets funktioniert möglicherweise nicht. Zudem kann in einigen Fällen direkte technische Unterstützung im Betrieb erforderlich sein, bis der Roboter ausgereift ist und sich stabilisiert hat. Außerdem ist es wichtig, sich regelmäßig über Automatisierungstrends zu informieren und bereit zu sein, Bots entsprechend den neuesten Prozessen und Anwendungen neu zu programmieren.
Fazit
Eine RPA-Lösung bietet zweifelsohne enormes Potenzial, die betriebliche Effizienz von Unternehmen zu steigern. Die Schlüssel zu einer erfolgreichen Einführung sind ein detaillierter Plan und eine genaue Überwachung, insbesondere in den ersten Phasen.
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